De acuerdo a la resolución 13 de 2021 el documento soporte de nómina electrónica debe implementarse según programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, teniendo en cuenta grupo y número de empleados de las empresas. Estos plazos, para las empresas preexistentes vencieron en 2022.
Adicionalmente se cuenta con un calendario permanente de implementación para las nuevas empresas o los sujetos obligados.
Según el artículo 4 de la resolución 13 de 2021, los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
Pero, ¿qué pasa si los sujetos obligados no transmiten la Nómina Electrónica?
Artículo 651 Estatuto Tributario: Sanción por no enviar información
Las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren, dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en multas y en el desconocimiento de esos costos y gastos en la declaración de renta. Así:
- Una multa que no supere siete mil quinientas (7.500) UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
a. El uno por ciento (1%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida;
b. El cero coma siete por ciento (0,7%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea;
c. El cero coma cinco por ciento (0,5%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea;
d. Cuando no sea posible establecer la base para tasar la sanción o la información no tuviere cuantía, la sanción será de cero coma cinco (0,5) UVT por cada dato no suministrado o incorrecto la cual no podrá exceder siete mil quinientas (7.500) UVT.
2. Desconocimiento de los costos y gastos en la declaración de renta
El desconocimiento de los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones, según el caso, cuando la información requerida se refiera a estos conceptos y de acuerdo con las normas vigentes, deba conservarse y mantenerse a disposición de la Administración Tributaria.
El obligado a informar podrá subsanar de manera voluntaria las faltas de que trata el artículo 651 E.T., antes de que la Administración Tributaria profiera pliego de cargos, en cuyo caso deberá liquidar y pagar la sanción correspondiente.
Cuando un dato omiso o inexacto se reporte en diferentes formatos o este comprendido en otro reporte para el cálculo de la sanción de que trata este artículo, se sancionará la omisión o el error tomando el dato de mayor cuantía.
