El comprobante soporte de nómina electrónica tiene como fin soportar el costo o gasto que se pretenda deducir en la declaración de renta

Cuando analizamos la resolución 13 del año 2021 podemos concluir que en el art 4 habla sobre los sujetos obligados a generar y transmitir nomina electrónica

Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando aplique

El art 5 habla sobre cuál debe ser el contenido del citado documento

Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

2. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

3. Apellidos y nombre(s), y número de identificación del beneficiario del pago.

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –CUNE–.

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica».

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica».

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.

10. El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago nómina electrónica».

11. Fecha y hora de generación.

12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

13. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

De lo anterior podemos concluir que:

Un contribuyente de renta que NO esté obligado a llevar contabilidad, solo podrá deducir en su declaración de renta los valores PAGADOS por conceptos de nómina que haya efectuado en el respectivo mes.

Ahora bien un contribuyente de renta que SI este obligado a llevar contabilidad podrá causar los valores de su nómina mensual y adicionalmente deducir en su declaración de renta los valores causados y/o pagados por concepto de nómina.

Por tanto, si el documento soporte de pago de nómina electrónica tiene el principal propósito de servir de soporte fiscal para el costo o gasto laboral que pretenda deducir en su declaración de renta, se podría concluir que este tipo de contribuyentes tendría que transmitir el documento de nómina electrónica en todos los casos, incluso cuando la nómina mensual solo haya quedado causada.