El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables. Se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

Está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos, y el valor total de la diferencia de los mismos.

Los valores devengados de nómina son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago. Por ejemplo, sueldo, auxilio de transporte, bonificaciones, horas extras, comisiones, etc. Por su parte, los deducidos de nómina, son aquellos conceptos que se descuentan de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago. Por ejemplo, aportes de salud, aportes de pensión, préstamos al trabajador, fondo de solidaridad pensional, embargos, entre otros.

¿Quiénes deben generar el documento soporte de pago de nómina electrónica?

De acuerdo al artículo 4 de la resolución 13 de 2021, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique

¿Cada cuánto y cuándo debe generarse y transmitirse?

• De forma mensual, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina
• El sujeto obligado deberá acumular la información con los valores devengados, deducidos de nómina y el valor total de la diferencia
• Dentro de los primeros 10 días  hábiles de cada mes, atendiendo a las fechas del calendario establecido.

¿Qué beneficios se obtienen al generar el documento soporte de pago de nómina electrónica?

• Poder deducir, en la declaración de renta, los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN. 
• Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportada a la DIAN
• Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN