En el numeral 12 de Art 1 de la resolución 13 del 2021 se define como:
“Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN
PLAZO PARA TRANSMITIR NOTAS DE AJUSTE DE NOMINA ELECTRONICA
el Oficio 914809 de 2021, en el cual se plantea que, toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que permiten realizar correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica, una vez el sujeto obligado conozca el error, deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente.
El artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021 dispone que “la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste debe efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago”, Cabe aclarar que la Dian para el beneficio del contribuyente a permitido que dicha transmisión se efectué dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al pago
La Dian aclara que, al tratarse de la posibilidad de corregir un error aritmético o de contenido, dichas correcciones pueden realizarse con posterioridad al mes del cual corresponde el pago o abono en cuenta.
Por tanto, la limitación temporal que se impone al empleador obligado a transmitir la nómina electrónica para la validación del documento soporte dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y NO para sus notas de ajuste.
IMPEDIMENTOS EN LA TRANSMISION Y VALIDACION DEL DOCUMENTO SOPORTE DE NOMINA Y LAS NOTAS DE AJUSTES POR INCOVENIENTES TECNOLOGICOS
Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 12 de la resolución, el contribuyente deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina y/o las notas de ajuste en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.
